Case study: Zarządzanie adnotacjami do faktur

Skrót najważniejszych informacji

 

  • Zakres prac: Front End, Back End, UX

  • Czas realizacji projektu: 2 tygodnie

  • Zespół: Front-end React Engineer, Back-end .NET Engineer, UI/UX Designer, Project Manager

  • Branża: Farmaceutyczna

  • Typ aplikacji: Aplikacja webowa 

 

Kim jest nasz klient?

Nasz klient to platforma zdrowia i urody, oferująca szeroki wybór farmaceutyków, produktów zdrowotnych i kosmetycznych oraz usług medycznych online. Idealna dla zapracowanych osób, zapewnia wygodne konsultacje online, szybki dostęp do leków na receptę i bez recepty oraz różnorodne badania zdrowotne, takie jak badania poziomu cholesterolu, glukozy i ciśnienia krwi. 

Z czym przyszedł do nas klient?

Nasz klient zgłosił się z problemem zarządzania adnotacjami do faktur. W odpowiedzi zaoferowaliśmy rozwiązanie umożliwiające łatwe dodawanie, edytowanie i śledzenie adnotacji na fakturach. Nasz system, zaprojektowany z myślą o intuicyjności, automatycznie śledzi wszystkie zmiany, zapewniając pełne bezpieczeństwo danych i integrację z istniejącymi systemami finansowymi klienta. Dzięki temu klient może efektywnie zarządzać fakturami, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów administracyjnych. 

Najważniejszy cel projektu

Nasz klient zgłosił się z problemem zarządzania adnotacjami do faktur. Najważniejszym celem projektu było uproszczenie przechowywania tych adnotacji i zarządzania dokumentacją. Aby to osiągnąć, zintegrowaliśmy nasze rozwiązanie z Sales Binder, co umożliwiło łatwe dodawanie, edytowanie i śledzenie adnotacji na fakturach. Dzięki tej integracji klient zyskał intuicyjny interfejs do zarządzania fakturami, automatyczne śledzenie zmian i pełne bezpieczeństwo danych. Efektem jest oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka błędów administracyjnych. Więcej informacji można znaleźć na ich oficjalnej stronie.

Przebieg procesu:

Analiza wymagań

Pierwszym etapem projektu była szczegółowa analiza wymagań klienta. W ramach tego procesu przeprowadziliśmy spotkania z przedstawicielami klienta, aby dokładnie zrozumieć ich specyficzne potrzeby i problemy związane z zarządzaniem adnotacjami do faktur. Analiza obejmowała:

  • Rozpoznanie obecnych metod przechowywania i zarządzania adnotacjami.
  • Identyfikację głównych problemów, takich jak trudności w dodawaniu, edytowaniu i śledzeniu adnotacji.
  • Określenie oczekiwań klienta dotyczących funkcjonalności nowego systemu.

Projektowanie rozwiązania

Na podstawie zebranych wymagań zaprojektowaliśmy system mający na celu uproszczenie procesu zarządzania adnotacjami do faktur. W ramach projektu:

  • Zdecydowaliśmy się na wybór platformy integracyjnej — Sales Binder, który oferuje intuicyjny interfejs i wszechstronne możliwości zarządzania dokumentacją.
  • Stworzyliśmy schemat działania systemu, który pozwolił na automatyzację procesów dodawania i edytowania adnotacji oraz łatwe śledzenie zmian.
  • Uwzględniliśmy aspekty bezpieczeństwa danych, aby zapewnić poufność i integralność informacji przechowywanych w systemie.

Implementacja integracji

Realizacja technicznej integracji z Sales Binder była kolejnym ważnym etapem projektu. Proces ten obejmował:

  • Konfigurację połączenia między istniejącym systemem klienta a Sales Binder.
  • Przeniesienie danych z dotychczasowych źródeł do nowego systemu, zapewniając ich pełną kompatybilność.
  • Implementację mechanizmów umożliwiających automatyczne dodawanie, edytowanie i śledzenie adnotacji na fakturach.

Testowanie i weryfikacja

Przed wdrożeniem systemu do codziennego użytku, przeprowadziliśmy testy użyteczności, które miały na celu:

  • Weryfikację poprawności działania wszystkich funkcjonalności systemu.
  • Sprawdzenie, czy system spełnia wszystkie wymagania klienta i działa zgodnie z oczekiwaniami.
  • Testy bezpieczeństwa, aby upewnić się, że dane klientów są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Szkolenie i wdrożenie

Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników klienta z obsługi nowego systemu. Proces ten obejmował:

  • Organizację warsztatów i sesji szkoleniowych, podczas których pracownicy uczyli się korzystania z nowego narzędzia.
  • Udostępnienie materiałów szkoleniowych i dokumentacji użytkownika.
  • Wsparcie techniczne na etapie początkowego użytkowania systemu, aby szybko reagować na ewentualne problemy.

Rezultaty:

Kluczowe funkcje:

  1. Skanowanie faktur: Użytkownicy mogą zeskanować kod kreskowy faktury z Salesbinder lub wpisać numer faktury ręcznie, co ułatwia i przyspiesza proces wprowadzania danych.
  2. Podgląd faktury: Aplikacja umożliwia natychmiastowy wgląd w treść faktury, co pozwala na szybkie sprawdzenie szczegółów dokumentu.
  3. Zarządzanie podpisami: Pracownicy mają dostęp do listy podpisów i mogą wybrać odpowiedni do zatwierdzenia dokumentu, co usprawnia proces autoryzacji.
  4. Dodawanie informacji: Możliwość wprowadzania dodatkowych informacji, takich jak liczba pudełek, zapewnia pełną dokładność i transparentność danych.
  5. Podpisywanie dokumentów: Proces podpisywania dokumentów jest prosty i szybki, a wszystkie podpisane dokumenty są automatycznie przechowywane w Salesbinder.
  6. Powiadomienia dla klientów: Po podpisaniu dokumentu klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem, co zwiększa transparentność i zaufanie do firm.

Finalna wartość:

Nasza aplikacja do skanowania faktur automatyzuje i upraszcza zarządzanie dokumentami, oszczędzając czas i eliminując błędy. Dzięki integracji z Salesbinder wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich śledzenie i archiwizację, a także poprawia efektywność operacyjną firmy.

Potencjalne kierunki rozwoju:

  • Dodanie nowych funkcji, takich jak bardziej zaawansowane raportowanie i analizy danych.
  • Włączenie dodatkowych narzędzi, które klient może już używać, aby jeszcze bardziej zintegrować zarządzanie procesami administracyjnymi.
  • Dalsza automatyzacja procesów, takich jak zatwierdzanie faktur i rozliczenia, aby jeszcze bardziej zwiększyć efektywność.
  • Adaptacja systemu do innych działów klienta, gdzie zarządzanie dokumentacją jest kluczowe, np. HR czy logistyka.

Znaczenie projektu dla klienta:

Projekt miał znaczący wpływ na działalność klienta, zwiększając efektywność operacyjną, redukując błędy administracyjne, poprawiając bezpieczeństwo danych oraz oszczędzając czas, co przełożyło się na wyższą produktywność zespołu. 

Czy jesteś ciekawy, jak możemy przekształcić Twoje wyzwania biznesowe w sukcesy podobne do tego opisanego case study? Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych unikalnych strategiach i technologiach? Zapraszamy do kontaktu z nami!
Umów się na bezpłatną konsultację!

Referencje — Zobacz, co o Nas mówią Klienci?

Maciej Wójciak
Maciej Wójciak
Czerwiec 5, 2024
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Polecam współprace z DIVSTACK ! Zlecenie wykonane w tempie ekspresowym ! Rewelacyjna cena usługi ! Wszystko śmiga aż miło ! Pełen profesjonalizm ! Dziękuje ! 5
Łukasz Rasztabiga
Łukasz Rasztabiga
Sierpień 7, 2022
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Z Divstackiem współpracujemy już ok. 2 lat. Szczerze polecam, nasza strona wygląda teraz świetnie. Chłopaki robią dobrą robotę.
Michal Bober
Michal Bober
Lipiec 27, 2022
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Z zespołem Divstack współpracujemy od paru lat. Duże doświadczenie oraz zaangażowanie zespołu pozwoliło naszej firmie na rozwój. Nasza strona oraz jej funkcjonalność weszła na wyższy poziom. Pracownicy Divstack sami wychodzą z inicjatywami oraz podpowiadają rozwiązania które optymalizują, poprawiają i uatrakcyjnią stronę internetową. Serdecznie polecam - w dzisiejszych czasach takie podejście do klienta to rzadkość.
Paweł Anysz
Paweł Anysz
Maj 17, 2022
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Polecam Divstack. Mają profesjonalne podejście do tematu kreowania strony internetowej. Bardzo cierpliwi i zawsze pomocni. Dziękuję.
Zmiana Sylwetki
Zmiana Sylwetki
Listopad 10, 2021
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Każdy kto prowadzi swoją firmę w Internecie wie jak trudno się przebić. Dodatkowo wiele problemów z działaniem strony, optymalizacją, sprzedażą, etc, dlatego tak ważna jest współpraca z ekspertami, którzy rozwiążą nasze problemy. Zaproponują rozwiązania, które zwiększą sprzedaż, a to wszystko na zasadzie "win-win". Polecam za świetny kontakt oraz niekonwencjonalne rozwiązania, które sprawdzą się w każdej branży. Arkadiusz Szuba - Zmiana Sylwetki
lekkie domki
lekkie domki
Listopad 5, 2021
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Polecam współpracę z Divstack. Wszystkie sprawy załatwiane są mega szybko i profesjonalnie.
Kamila Jaworska
Kamila Jaworska
Sierpień 25, 2021
Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google.
Współpraca z firmą Divstack to przyjemność. Bardzo dobry kontakt, zarówno telefoniczny jak i e-mailowy. Pełen profesjonalizm w wykonywanych pracach. Ponadto wielkim atutem firmy jest pomoc na każdym etapie współpracy i proponowanie rozwiązań adekwatnych do wykonywanych działań. Dziękuję za współpracę 😊!
Posty Bloga

Inne tematy, które mogą Cię zainteresować

Automatyzacja rozliczeń produktów dla WooCommerce — Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu

W case study przedstawiamy, jak w zaledwie godzinę pomogliśmy klientowi z branży e-commerce zautomatyzować proces zliczania i raportowania dodanych oraz edytowanych produktów w WooCommerce. Dzięki wprowadzeniu automatycznych raportów klient nie tylko zaoszczędził czas, ale również poprawił dokładność rozliczeń z pracownikami. Dowiedz się, jak proste usprawnienie może znacząco wpłynąć na efektywność zarządzania sklepem internetowym i przyczynić się do lepszej organizacji pracy.

Więcej informacji

Case Study: Automatyzacja liczenia czasu pracy w ClickUp dzięki wtyczce do przeglądarki chrome

Sprawdź, jak stworzyliśmy wtyczkę do przeglądarki Chrome, która automatyzuje proces liczenia czasu pracy w aplikacji ClickUp. Dzięki temu narzędziu zespół projektowy naszego klienta znacznie poprawił dokładność rejestrowania godzin pracy, eliminując ręczne błędy i oszczędzając czas. Automatyczne uruchamianie timerów przy otwieraniu zadań pozwoliło pracownikom skupić się na realizacji projektów, a nie na obsłudze timerów. Zobacz, jak ta prosta automatyzacja wpłynęła na efektywność ich pracy!

Więcej informacji

Case study: System zarządzania raportami dziennymi

W tym case study przedstawiamy, jak pomogliśmy polskiemu producentowi maszyn i systemów technologicznych usprawnić proces zarządzania raportami dziennymi. Dzięki kompleksowej analizie procesów biznesowych oraz stworzeniu interaktywnego prototypu, wdrożyliśmy rozwiązanie, które pozwala menedżerom na bieżąco monitorować postępy na różnych zleceniach. Nowy system, opracowany z myślą o pracownikach terenowych, uprościł i zorganizował proces raportowania, co znacząco poprawiło efektywność pracy i komunikację w firmie. Dowiedz się, jak zorganizowane raportowanie dzienne może odmienić zarządzanie w Twojej firmie!

Więcej informacji
Skontaktuj się

Bezpłatna Konsultacja doradcza

Konsultacja skierowana jest do przedsiębiorców małych i średnich firm. Jesteśmy w stanie odpowiedzieć na twoje dowolne pytania z zakresu witryn i aplikacji internetowych.

Twoje korzyści
Co będzie dalej?
1

Umówienie rozmowy
Rozmowa w dogodnym terminie

2

Spotkanie konsultacyjne 
Analiza i doradztwo

3

Propozycja
Na miarę potrzeb

Zaplanuj bezpłatną konsultację